Digitalisierung in der Gastronomie. Real statt Ideal.

„Digitalisierung“ in einem 16 Jahre alten Kleinunternehmen, einer Bar, umzusetzen ist, realistisch betrachtet ernüchternd. Da gibt es keinen großen Masterplan. Sondern nach und nach versucht man irgendwie, die Dinge zu verbessern. Meist komme ich zwei Schritte weiter. Oft dann auch wieder einen zurück. Über die Jahre habe ich ein paar Dinge „festgestellt“:

Die Einführung im Team, Akzeptanz und Umstellung ist in der Regel deutlich schwieriger und zäher als ich denke. Also DEUTLICH. Je weniger APP’s, umso besser. 

Du musst jede angepriesene Funktion in der Realität testen. Denn die konkrete Umsetzung, ist entscheidend. Wer einmal ein Kassensystem benutzt hat, das theoretisch alles kann, mit dem man aber einfach in einem vollen Laden nicht schnell buchen kann, weiß, wovon ich rede. 

Es ist komplizierter als du denkst und als es der SaaS-Anbieter dir sagt. WLAN Systeme z.B: hören sich toll und einfach an. Aber kein Anbieter sagt dir, dass dein High End Fritzbox Wlan in einem vollen Laden nichts mehr kann, da “Gäste” WLAN Signal stören und du erst einmal für ein paar tausend Euro in allen Gasträumen gewerbliches WLAN nachrüsten musst. Bei den Wlan Kassen mit iPad ca. 2000,- € in der Anschaffung gespart, dann wurde für die gewerbliche Wlan Nachrüstung vom Profi 4500,- €  überwiesen. Clever.

Die meisten Anbieter sind nicht schlecht, nur nicht für Dich gemacht. Du hast nicht sorgfältig geprüft, was du wirklich brauchst, bzw, ob der Anbieter wirklich für deine Anforderungen der richtige ist. Das Zeiterfassungsprogramm für Agenturen sieht mega aus und es hat eine krasse Team-Kommunikation. Nur eine korrekte Abrechnung von Nachtzuschlägen mit Pausenzeiten kann es nicht. Aber was brauchst du wirklich?

Meist sind hochfunktionale Insellösungen ein Traum für die „perfekte Lösung“. Nur sind diese mit all deinen anderen Systemen schwer zu verbinden. Die großen Generalisten, die versuchen alle digitalen Lösungen unter einem Dach abzubilden, bieten in vielen Feldern dann nur Mittelmaß, machen das Leben aber einfacher. Der integrierte E Mail Newsletter deines Kassen-Anbieters erinnert im Look und Feel an den Kommandozeilen Editor des C64, während das Highend Mailing System geil segmentierte und wunderschöne Mails an deine Gäste perfekt zugestellt. Es ist nur so unglaublich komplex, diesen aufzusetzen. Und in das Kassensystem kannst du es gar nicht integrieren. Choose wisely. 

Das sind nur ein paar schnelle Gedanken. Kennst du wahrscheinlich auch. 

Wir planen aktuelle folgende „digitale“ Erneuerungen: 

Aktuell: neues Dienstplan / Zeiterfassung / Mitarbeiter App einführen. Grund: Primär Abrechnung vereinfachen und Prüfungssicherheit zu garantieren. Wenn möglich weitere sinnvolle Funktionen integrieren

Next: Kassensystem upgraden. Unser Anbieter Gastrofix wurde vor einigen Jahren verkauft und liegt seitdem auf dem digitalen Abstellgleis bei Owner Lightspeed. Wir steigen jetzt um auf die Lightspeed K Series, gerade um neben einem gut funktionierenden Kassensystem folgende wichtige Punkte anzugehen, die bei Gastrofix nicht mehr angegangen werden.

• funktionierende Integration von Gutschein-Verkäufen
• Kundenbindungs, Loyalty-Programme, die gleich mit dem Kassensystem matchen

Dabei scheint der Faktor Mensch der entscheidende Faktor im Digitalisierungs Game. 

Zunächst einmal ist dein Fleiß wichtig: Prüfen, Prüfen, Prüfen. Und Prüfen! Mache ich gerade bei der Personal Dienstplan App Ordio. Also alle Prozesse durchspielen. Ist bei so einem recht komplexen Programm schon zeitintensiv. Aber notwendig. 

Außerdem gibt es Funktionen, die als Add Ons sehr interessant sind. Und die ich vorher nicht auf dem Schirm hatte. Aber gut zu “So wenig App’s wie möglich" passen.

Die Checklisten Funktion ist sehr gut. Was ich gerade noch klären muss, ob das auch dokumentarischen Charakter hat. Dann wollen wir damit sogar die HACCP Kontrollen abwickeln. Hinzu kommen Toosl wie der Event Kalender, um besondere Termine oder Events fürs Personal täglich aufpoppen zu lassen, bzw. diese mit To-do für Schichten zu versehen. Damit tun sich bis dahin nicht geplante Symbiosen auf. Und die Option, möglichst viel, gut in einer App abzubilden. Der Traum wäre eine App fürs Team, was Zeiterfassung, Abrechnung, Kommunikation, Haccp Kontrolle, Checklisten und Events abbildet und somit alles rund ums Team und die Kommunikation abbildet. 

Faktor Mensch: Austausch & Feedback!  Was mir eine große Hilfe ist: Andere Betreiber und Betreiberinnen anrufen. Vor ein paar Tagen habe ich auf Social Media nach Personal / Zeiterfassung Apps gefragt.

Viel der Gastronomien nutzen Anbieter wie

• Shiftbase
• Gastromatic
• Aplano
• Nettolohn
• e2n

Aber auch 9 Betriebe haben sich gemeldet, die schon ORDIO benutzen. Ich habe fast alle angerufen und wir haben uns bis zu einer Stunde ausgetauscht. Es ist sehr interessant zu verstehen, wie die Themen angegangen und gelöst werden. Der Austausch mit anderen Nutzern, am besten aus deiner Branche, ist Gold wert. Schlägt jede App FAQ haushoch.

Faktor Mensch: Die App muss menscheln! Du musst prüfen, ob die App zu deiner Größe passt. Und ob es menschelt.

Ordio hat mich überrascht. Man bekommt seinen eigenen Ansprechpartner/in. Kann man sogar über WhatsApp erreichen. Man bekommt eine Stunde Onboarding und schnelle Antworten. Das Team ist klein. Aber persönlich. Ich bin nicht naiv. Auch hier gibt es Investoren und die Idee, das groß zu machen. Aber aktuell passt die Größe genau zu uns. Die haben Bock auf jeden Betrieb und fighten um die Leute. Das gibt ein gutes Gefühl.

Anders wird das sicherlich beim nächsten Projekt werden. Das Kassensystem von G Serie auf K Servie bei Lightspeed umzustellen. Lightspeed ist schon größer, ziemlich international. Da verläufst du dich in Hotlines. Landest im Chat-Bot Tool, bekommst Standard-Antworten oder KI geluller.

Deswegen ist das noch kein schlechter Anbieter. Aber das Fighten fehlt. Und der Bock auf Leute. Das ist halt schon deutlich größer, als wir es brauchen. Insbesondere da wir an einem Tag auch alle Zahlungsterminal mit denen umstellen müssen, hätte ich ein deutlich besseres Gefühl, wenn ich das mit einem konkreten Ansprechpartner, der sich verantwortlich fühlt und sich kümmert, umsetzen könnte. Statt stetig wechselnder Hotline Mitarbeiter und Ticket-Nummern. Ich versuche weiterhin da jemanden festzunageln, merke aber: wird wahrscheinlich nichts, die sind zu groß. 

Prüfen, Prüfen, Austausch mit Kollegen und checken, ob die App unerwartet menschlich und nahbar ist. Und wirklich Bock auf Leute hat.

Damit bin ich sicherlich kein Digitalisierungsprofi. Das kann sich eh kein Kleinunternehmen leisten. Die große Digitalisierungs-Revolution und KI-Initiative wird es für die meisten Gastronomiebetriebe erstmal nicht geben. Aber jeden Tag ein kleines Stück besser, macht es halt irgendwann auch besser.

Die größte Hilfe dabei ist der Mensch. Austausch mit Kollegen und Kolleginnen. Ich hätte große Lust, noch mehr über deine Apps und Lösungen zu erfahren. Wollen wir telefonieren? Dann schick mir eine Mail!

Und "digitale" Anbieter, wo Menschen Bock haben. Denn Anbieter von Digitalisierung, die das Thema mit Chatbot und KI gesteuerten Support angehen, solltest du meiden. 

–

P.S. Wenn du  Ordio testen willst, hat der Mensch :) Felix Knörzer nach meinem Telefonat mit Ordio mir einen Affiliate-Link für die Leser eingerichtet. Darüber kannst du dich registrieren und kostenlos testen und bekommst bei Buchung 10% auf das erste Jahr geschenkt. Hat er nämlich Bock drauf!  https://ordio.cello.so/NgoDFDNecBi