Im Checklisten Game wurde ein neues Level freigeschaltet!

Heute Morgen kam ich um 9.30 Uhr ins Büro. Das war ein Glücksfall. Außerdem scheint unser Augenarzt im vierten Stock, laut Aushang, ebenfalls im Urlaub. Doppeltes Glück.

Somit war der Fehler bislang kein großes Drama. Denn drei große Stapel Stühle standen im Büro Treppenhaus. Sie wurden von unserer Spätschicht schlichtweg vergessen.

Was genau gestern Abend vorgefallen war, kann ich nicht sagen. Regen? Oder noch zu viel Betrieb im Pine Room? Auf jeden Fall wurden etliche Terrassenstühle im Eingang des Bürogebäudes geparkt. Und vergessen. Abends, gerade nachts, überhaupt kein Problem. Denn der Publikumsverkehr in den Büros und Praxen hört ca. 19.00 bis 20.00 Uhr auf. 

Und man kommt auch an den Stühlen vorbei. Aber gerade der Augenarzt sorgt für viele ältere Patienten im Treppenhaus, bzw. Fahrstuhl. Die bei solch einem zugestellten Korridor mit Ihren Gehhilfen dort schlichtweg nicht vorbeikommen.

Sowas darf nicht passieren. Zum einen hätte das wirklich problematisch für einen Patienten sein können. Zum anderen ist mir als Gastronom immer extrem wichtig, dass die Nachbarn, oder hier Büros, keinen Anlass zur Kritik haben. 

Dazu gehört z.B. dass nach der Schicht der Bürgersteig von Zigarettenkippen gefegt wird.  Viele Kleinigkeiten machen gute Laune. Oder schlechte. Probleme mit dem Anwohner bezüglich des Lärms haben wir glücklicherweise in der Innenstadt eher selten. In der Boilerman Bar in Eppenodrf war das z.B. anders. Wohngebiet. Das bedeutet im Winter, wenn Gäste draußen rauchen oder Lärm entsteht, war donnerstags, freitags und samstags eine Person mehr an der Tür notwendig. Die Babysitter spielt, mit Gästen redet, für Ruhe sorgt, draußen nachts nach dem Rechten schauen. Das waren sicherlich 300 bis 400 Euro Personalkosten die Woche extra. Weil man sich kümmern muss.

Fehler passieren. Ist menschlich. Nicht vermeidbar. Dennoch gibt es Fehler, bzw. Vergesslichkeit, die im Ernstfall weitreichende oder auch gefährliche Konsequenzen haben können. Haften tut in der Regel das Unternehmen, bzw. der Unternehmer.

Bei Lebensmittel verarbeitenden Betrieben und Restaurants sind HACCP Checklisten und Dokumentation Pflicht. Fehler können verdorbene Lebensmittel und kranke Gäste bedeuten. 

Und Schadenersatz und Vertrauensverlust fürs Lokal.

Vor einigen Wochen bei uns: Die zweite Eingangstür war, wir waren zwei Tage wegen Feiertagen nicht vor Ort, 48 Stunden nicht abgeschlossen. Am zweiten Abend meldeten sich Gäste im Cafe Paris, dass da eine Tür offen wäre. Ich bin dann nachts hingefahren. Gefehlt hat nicht. Aber da hätte eine Menge schieflaufen können. 

Um Fehler zu vermeiden, gibt es Checklisten. Jetzt mal Hand aufs Herz: Wieviel Checklisten, Dokumente und Entwürfe gibt es in deinem Unternehmen?  Die Anfangs genutzt wurden, später immer weniger, nicht aktualisiert und dann wieder nicht genutzt. Also “Ausfaden?” . Ich melde mich mutig. Bei uns X Versionen. 

Die meisten Menschen haben eine innere Abneigung gegen Checklisten. Andererseits sind die gleichen  Menschen sehr froh, dass die beiden Piloten in ihrem Flieger immer die Checkliste durchgehen und abhaken. Und sich nicht auf ein Gefühl oder Laune verlassen.

Insbesondere dienen Checklisten aber dem Team Frieden. Es ist nicht so, dass wir keine Checklisten haben. Aber gerade, wenn man im Team an unterschiedlichen Tagen und Stunden arbeitet, möchte man sich auf die anderen verlassen können. Jeden Tag muss klar sein, dass die Kollegen am Vortag ihre Arbeit gemacht haben. Darauf muss man sich verlassen können. Oder, falls es nicht geklappt hat, muss es dazu eine eindeutige Kommunikation geben. Denn Fehler passieren, und es gibt auch Tage, die anders laufen, als man denkt. 

Die Schwierigkeit an Checklisten ist, dass sich Prozesse, Abläufe, Zuständigkeiten und Teamstrukturen ändern. Langsam, schleichend. Aber die Checklisten ändern sich nicht immer gleich mit. Und die Zuständigkeiten wurden eventuell nicht zu 100% genau definiert.

Wir bekommen z.B. einen mittlerweile kleineren Teil der Ware per Paket. Tagsüber gehen diese ins Büro im zweiten Stock. Die Mitarbeitenden müssen mehrfach am Tag in den 2. Stock, um dort Eis und Ware aus Kühl und Foster Häusern zu holen. Eigentlich sollte Ware, die da am Tage per Paket ankommt, mit in den Keller genommen werden. 

Nur dass sich darauf verlassen, gelingt nicht. Vor einigen Wochen wurden drei Kartons Tequila geliefert. Und ich dachte mir, ich warte mal, wenn sie ins Lager wandern. Sie standen da eine Weile. Ich erwähnte das im Teamchat. Irgendwann poppte im Teamchat “Tequila ist aus” auf. Worauf ich antwortete “wie hier schon beschrieben, steht die Lieferung seit einiger Zeit im Büro”. Am nächsten Morgen standen zwei Kartons da. Einer war als Ware in die Bar gegangen, der Rest blieb oben.

Sowas ärgert einen. Mich zumindest. Klar: Ich bin der Chef und ich bin für alles verantwortlich. Ich könnte auch hier die Zuständigkeiten herunterbrechen und definieren. 

Fest steht: Nicht geregelte und nicht gemachte Arbeit führt zu Frust im Team.

Also: der Stuhlstapel war der Stein des Anstoßes. Ich werde das Checkliste-Game ins nächste Level bringen. Neuer Modus aktiviert. Auf geht’s.

Zum einen müssen Checklisten einfach, genau, erklärend und immer aktuell sein. Und auch die Kontrolle muss einfach sein. 

Craft Beer Enthusiast Maximillian Warner hat zusammen mit seinem Bruder (hoffe, ich hab's mir richtig gemerkt) für seine Läden die Gastrododo App entwickelt. Und ich kenne wirklich etliche gute Betriebe, die diese einsetzen und benutzen. Hier sind viele tolle Funktionen inklusive. Checklisten mit den hinterlegten Erklärungen, Details oder Videos. Email Meldungen morgen an die Geschäftsleitung, was nicht korrekt abgehakt oder erledigt wurde. HACCP Checks, Unterschriften Pflicht etc. Also wer so ein Tool sucht, dem sei das empfohlen. 

Allerdings habe ich mich nach sehr zufriedenstellenden Tests doch anders entschieden. Denn unser Dienstplan App ORDIO bietet jetzt auch CHECKLISTEN an. Der Umfang ist nicht komplett gleich wie bei Gastrotodo. Aber ähnlich. Und Wow. Und es erfüllt ebenfalls alle notwendigen Ansprüche.

Denn ich verfolge ein weiteres Ziel, was meiner Meinung nach den Erfolg solcher Listen und Kontrollen reduziert: weniger Apps.

Keep it stupid simple. Aktuell haben wir für alle Mitarbeitenden bereits alles auf zwei Apps heruntergefahren:

1. Für die Team-Kommunikation nutzen wir Google Chat (da wir im Unternehmen Google Workspace nutzen und ich Whatsapp nicht für die Team-Kommunikation nutzen will). 

2. Und das Dienstplan App Ordi, über das wir auch Events, interne Veranstaltungen, to dos etc und jetzt auch Checklisten bearbeiten. 

Aktuell fehlt uns eine gute teamfähige Lösung für die Rezeptverwaltung, da Evernote nach Verkauf und absurder Preiserhöhung für uns unbrauchbar wurde.

Früher habe ich viele Hotelbar Projekte für die 25hours Gruppe betreut. Da gab es nur eine App, was alles konnte und darüber hinaus noch extrem viel mehr. Hat mir sehr gut gefallen:   Hotelkit. Ist aber für unsere Aufgabe zu komplex und für mich als kleine Bar auch jenseits meines Budgets. 

Also werde ich mich jetzt in die Checklisten-Funktion einarbeiten und in naher Zukunft berichten. Am Wochenende werde ich noch einmal ein Buch durchstöbern, was mir schon vor Jahren gefallen hat. Das CHECKLIST MANISFESTO.  Das Buch war ein OMG Effekt Buch. Nach dem Buch versteht man, dass die Besten der Besten, die Creme de la Creme, Checklisten im Leben benutzen und dass Checklisten alles besser machen.

Vielleicht finde ich hier noch die richtigen Worte, um die Liebe für Checklisten im Team neu aufleben zu lassen. "Im Checklisten Game wurde ein neues Level freigeschaltet!"

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Gastrotodo: https://www.gastrotodo.de/

Hotelkit: https://hotelkit.net/de/

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