Kennzahlen in der Gastronomie - You better get your shit together

Die Kennzahlen der betriebswirtschaftlichen Auswertung unserer Gastronomie haben sich in den 17 Jahren unserer Bar stark verändert. In der Gastronomie gibt es drei große Kennzahlen, mit denen man das Business sehr grob überblicken kann. In Bezug auf den Nettoumsatz sind das: Wareneinsatz, Personalkosten und Raumkosten.

Als wir die Bar eröffnet haben, hatten wir grob folgende Werte:

Wareneinsatz: 33%

Personalkosten: 30%

Raumkosten: 12%

Der Wareneinsatz war ungewöhnlich hoch für eine Bar. Branchenüblich waren es eher 20%. Das lag daran, dass wir ungewöhnliche Zutaten benutzten und recht hochwertige. Wir waren jung und wild. Das Finanzamt sieht solche Abwandlungen in einer bargeldintensiven Branche gar nicht gerne. Im Zweifelsfall gegen den Angeklagten.  

Über die Zeit konnten wir durch Erfahrung, Prozessverbesserung und Volumen-Deals den Wareneinsatz auf ca. 20% senken. In den letzten zwei Jahren gab es viele Preiserhöhungen bei Spirituosen. Wir haben sie nicht alle weitergegeben und liegen hier wieder bei 24%. Aktuell merkt man im hochpreisigen Spirituosen Segment etwas Ernüchterung bei den etwas hoch geflogenen Herstellern. Der Absatz bricht im hochpreisigen Segment stark ein, die Preise werden wieder besser. Oder man kauft Restposten aus Insolvenzen. 

Auch Personalkosten waren vor 17 Jahren für eine Bar eher hoch. Gefühlt waren wir bei den Personalkosten immer auf Restaurant Niveau. Der Arbeitsaufwand für hochwertige Drinks ist ähnlich wie in der Küche. Der Durchschnittsbon ist aber im Vergleich zum Fine-Dining deutlich geringer. Die Personalkosten sind kontinuierlich gestiegen. Aktuell liegen wir im Schnitt bei 45%. Und wenn ich mich in der Branche “umhöre”, wundern  40-50% in diesem Jahr niemanden mehr. Auch das ist ein neues Restaurant Niveau.

Die Raumkosten sind aktuell auf 16% gestiegen. Zum einen rechnen wir in den Raumkosten nicht nur die Mieten, sondern auch Dienstleistungen wie z.B. die Reinigung, die sich stark erhöht hat. Aber auch die Mieten sind gestiegen. Raumkosten sind aber absolut nicht relativ, wie z.B. Wareneinsatz. Unsere Raumkosten liegen aktuell bei ca. 13.500 Euro pro Monat. Bei ca. 25 Öffnungstagen im Monat sind das 540 € netto Kosten pro Öffnungstag.

Die Kosten eher täglich im Auge zu haben, ist jetzt noch wichtiger geworden. Warten auf die Monatsauswertung kann ein teures Vergnügen sein, weil man zu spät reagiert.

Seit kurzem können wir täglich alle Personalkosten mit Nachtzuschlägen etc. direkt mit einem Klick auswerten. Das hilft. Nach und nach baue ich mir gerade mein MAKE Dashboard, was mir morgens immer die wichtigen Kennzahlen direkt anzeigt. Ein für mich interessanter Wert, mit dem ich unsere Effizienz messe, ist der Umsatz pro Mitarbeiterstunde.

Beispiel: Vorgestern, am Freitag war es relativ ruhig. Es ist bei warmen Wetter und Hamburger Ferien immer schwanken. Nettoumsatz waren 3193,- Euro. Guter Sommer Freitag wären Netto + 4300,- € gewesen

Nettoumsatz: 3193,- €

Raumkosten pro Tag - 540,- €

24% Wareneinsatz - 766,32 €

Personaleinsatz BWA 45% wären -1436,85

Personaleinsatz real laut Ordio 766,28 € + Nachtzuschläge und Beiträge 341,42 (1111,10€) - 34%

Um die Personalkosten zu verstehen, muss man natürlich zwischen den Personalkosten, die durch den Service am Gast entstehen, und den Gesamt Personalkosten des Unternehmens am Ende des Monat inkl. Administration und Geschäftsführung unterscheiden sich. Der Ordio Wert ist Arbeit am POINT OF SALES. Unglaublich wichtiger Wert. Verlierst du hier dauerhaft Geld, machst du etwas falsch. Und der Wert, wo du schnell regieren kannst. Schichten streichen etc. 

Der vergangene Montag war zum Beispiel ein guter Sommer Montag mit Netto 2656 € Umsatz. Der Personaleinsatz lag mit 570,28 zuzügl Zuschläge und Beiträge 826,90 bei nur 31,1% Prozent. Die 4. Schicht am Abend war allerdings ich und ich habe 7 Stunden nachts mitgearbeitet, da wir viele Freiwünsche an dem Tag hatten. Ich selber habe mich nicht in das Programm mit Kosten eingepflegt, da ich mir ein festes Geschäftsführergehalt zahlte. Das Ziel ist außerdem, dass ich nicht geplant mitarbeite. Ich baue mir aber gerade einen Dummy, der meine Arbeitsstunden wie ein Senior Bartender in der Schicht wertet und damit auch anzeigt. Denn wäre ich nicht da gewesen, hätte jemand vom Team in solch einem geplanten Fall da sein müssen

Mir ist wichtig, immer zu sehen, welche Kosten wirklich am Point of Sale entstehen, und was Administration etc sind. Personalkosten möchte ich auf jeden Fall zeitnah auswerten, um schnell reagieren oder nachhaken zu können. Dabei habe ich eine weitere Zahl ins Dashboard aufgenommen. Umsatz pro Arbeitsstunde:

Am Freitag wurden bei 3193 Euro 45 Stunden am POS gearbeitet = 70,95 Euro netto Umsatz pro Arbeitsstunde. Am Montag wurden bei 2656 € Umsatz 38 Stunden inkl. Chef 69,89 € netto pro Arbeitsstunde umgesetzt. Bösen Zungen behaupten, die geringere Produktivität lag am Chef.

Die nüchternsten Zahlen im Dashboard finde ich immer die Monatszahlen am POS von Stunden zu Umsatz.

Wir haben aktuell 8 Mitarbeitende. Je nach Stundenvertrag arbeiten diese zwischen 130 und 180 Stunden im Monat, In Summe ca. +1300 Stunden im Monat. Ich mag solche Zahlen. Sich vorzustellen, es verabreden sich acht tolle Menschen, die Spaß an etwas haben, etwas außergewöhnliches leisten, für einen Monat in einem kleinen Raum und leisten +1300 Stunden Arbeitsleistung. Und wenn ich dann das BWA Ergebnis dagegenhalte, und im aktuellen Business froh bist, wenn da ein paar tausend Euro Gewinn drunter stehen, muss ich an Andy Grove denken: “There are so many people working so hard and achieving so little.” Und ich würde ergänzen wollen: “, so you better get your shit together”

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Link-Business:

ARBEITSZEITAUSWERTUNG:

Mit Ordio können wir endlich Arbeitszeit mit allen Nachtzuschlägen und Pausenregelungen etc. korrekt abbilden. Hier kannst du es testen und bei Buchung über diesen Link hat mir ORDIO für euch einen 10% Rabatt fürs erste Jahr eingerichtet: https://ordio.cello.so/NgoDFDNecBi

MEYER DASHBOARD:

Mit MAKE  habe ich eine No-Code-Workflow Automation gefunden, mit der ich mir aktuell mein Dashboard baue und diverse Kennzahlen aus unterschiedlichen Quellen vereine. Schreibe ich bald mehr im Newsletter auf 7cl-business drüber: https://www.make.com/en/register?pc=skills7cl

ANDY GROVE

Der Form halber, für die Freaks unter euch. Mittlerweile verstorbener Ex Intel CEO, Andrew S. Grove, Autor von “Von der Fähigkeit, Unternehmen erfolgreich zu führen” - https://amzn.to/3AET9Hp