Nicht vergessen, sonst wird es teuer: MELDEPFLICHT für Kassensysteme und Änderungen beim Finanzamt

Der Sommer steht vor der Tür, und mit der Eröffnung der Terrassen steigt oft der Bedarf an zusätzlichen Kassenterminals und EC-Geräten. So auch bei uns im Le Lion. Die Handhabung mit Lightspeed ist dabei erfreulich einfach: App auf dem iPad installieren, eine zusätzliche Lizenz bei Lightspeed erwerben, und innerhalb weniger Minuten sind die App und das iPad mit der Cloud und dem Kassensystem verbunden. So schafft man unkompliziert eine weitere Kasse für die Saison.

Diese Einfachheit birgt jedoch eine potenzielle Fehlerquelle, die teuer werden kann: die fehlende Nachmeldung der neuen Kasse.

Seit dem 01.01.2025 gilt die neue Meldepflicht für TSE-Kassen. Das bedeutet, seit dem 1. Januar besteht die Möglichkeit, seine TSE-Kassen via Elster beim Finanzamt anzumelden.

Es ist nun aber auch Pflicht, diese Meldung vorzunehmen. Andernfalls drohen hohe Strafen und/oder Steuerschätzungen.

Wichtig ist: Grundsätzlich gilt eine Meldefrist von einem Monat nach der Anschaffung oder der Außerbetriebnahme des Systems.

Für den Beginn der Meldepflicht gelten jedoch folgende Übergangsregelungen:

• Elektronische Aufzeichnungssysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, müssen bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.
• Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, müssen innerhalb eines Monats nach der Anschaffung gemeldet werden. Dies gilt ebenso für elektronische Aufzeichnungssysteme, die ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommen wurden.

Demnach muss jede Inbetriebnahme einer Kasse gemeldet werden, ebenso jede Außerbetriebnahme. Interessant ist auch, dass jeder BESITZ gemeldet werden muss.

Wer also noch ein altes Kassensystem in seinen Geschäftsräumen und Büchern führt, ist verpflichtet, dieses zu melden, auch wenn es nicht mehr in Gebrauch ist.

Ebenso interessant ist die Definition von "Besitz": Wenn ich beispielsweise vier Lightspeed-Kassenlizenzen erworben habe, aber aktuell nur drei nutze, gilt die vierte Lizenz dann bereits als meldepflichtiger Besitz? Die genauen Details bezüglich alter Kassensysteme etc. muss ich hier noch einmal recherchieren.

Übrigens ist es laut Verfahrensdokumentation auch Pflicht, die Funktionsfähigkeit der TSE in der Kasse jederzeit zu gewährleisten bzw. Prozesse zu etablieren, die dies täglich kontrollieren und jeden Ausfall zu dokumentieren.

Die Meldung ist ausschließlich digital über Elster möglich, nicht per Brief oder PDF. Wer noch keinen Elster-Zugang besitzt, sollte bedenken, dass die Einrichtung einige Wochen in Anspruch nehmen kann.

Folgende Informationen müssen gemeldet werden:

• Name des Steuerpflichtigen
• Steuernummer des Steuerpflichtigen
• Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung nach § 146a Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 AO (Zertifizierungs-ID, zum Beispiel: BSI-K-TR-nnnn-yyyy, wobei nnnn eine vierstellige Nummerierung und yyyy eine vierstellige Jahreszahl darstellt, und Seriennummer der TSE)
• Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
• Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme (je Betriebsstätte / Einsatzort)
• Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems (herstellerabhängig)
• Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems (*2)
• Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems

*2 Bei geleasten oder geliehenen Kassen ist anstelle des Anschaffungsdatums das Datum des Leasingbeginns, des Beginns des Leihvertrags oder des Beginns der Zurverfügungstellung anzugeben. Die §§ 145 ff. AO bleiben unberührt.

Meines Wissens dürfen die verwendeten Geräte jetzt nur noch einer Betriebsstätte zugeordnet werden. Ein Wechsel zwischen Betriebsstätten ist nicht ohne korrekte Ummeldung möglich.

Also: Viel Erfolg beim Melden!

Falls du Interesse am Lightspeed-Kassensystem hast, schick mir eine Nachricht, und ich verbinde dich gerne mit dem Sales-Team. Es gibt aktuell einen MEYER-Deal mit 7cl Rabatt und weiteren Features. 🤝