Teure Fehler: Lohnabrechnung in der Gastronomie ist nicht einfach nur “ein Klick”.

Wenn man Lohnabrechnung online sucht, tauchen die Google Ads der SaaS Scharlatane auf. Sie versprechen: “Ein Klick-Lohn". Das ist meiner Meinung nach kompletter Humbug. Zumindest in der Nacht-Gastronomie. 

Die Mischung aus Schichtdienst, steuerfreien Zuschlägen und Nachtarbeit sind alles andere als einfach. Es gibt extrem viel zu beachten. Und es ist wichtig, dass die Lohnabrechnung stimmt. Das sorgt für Job-Zufriedenheit. 

Wenn man bedenkt, dass viele Gastronomiebetriebe Lohnkosten von 30% bis 50% der Gesamtkosten haben und obendrein aktuell oft über Personalnot geklagt wird, kann ich nicht verstehen, wie der eine oder andere Betreiber auf der Suche nach der günstigsten Lohnabrechnung pro Mitarbeiter ist. Oder hier eine Aufgabe sieht.

Personal und Lohn sind mit die wichtigsten Komponenten im Gastro Business. Die Lohnabrechnung muss für die Mitarbeitenden korrekt und nachvollziehbar sein. Und gute Lohnabrechnung schützt das Unternehmen vor horrenden Nachzahlungen bei Prüfungen. Lohn ist wichtig. Das geht nicht “nebenbei” und schon gar nicht mit einem Klick.

Unser Setup ist Folgendes: 

• Die Mitarbeitenden haben einen Stundenlohn
• Die Mitarbeitenden haben eine fest vereinbarte Stundenanzahl pro Monat
• Jeden Monat werden die vereinbarten Stunden mit Stundenlohn überwiesen, egal wie viel gearbeitet wurde
• Über- und Unterstunden werden mittels Stundenkonto in der Dienstplan-App verwaltet.
• Es ist wichtig hier eine gute Übersicht zu haben, da der gesetzliche Spielraum für solche Stundenkonten nicht besonders hoch ist
• Die Pausenzeiten werden von uns mit dem Stundenlohn bezahlt.
• Die regulären Arbeitszeiten laut Plan sind meist 8 bzw. 8,5 Stunden. Es muss bei Mehrarbeit darauf geachtet werden, dass die vorgeschriebenen zusätzlichen 15 Minuten Pause ebenfalls bezahlt werden.
• Bei Mitarbeitenden welche die gesetzliche Definition eines Nachtarbeitnehmers erfüllen, zahlen wir auf den Stundenlohn steuerfrei Nachtzuschläge
• Wir zahlen für diese Mitarbeitenden von 20.00 Uhr bis 00.00 Uhr +25% steuerfreien Stundenlohn. Von 00.00 bis 04.00 Uhr +40% steuerfreien Stundenlohn. Von 04.00 bis 06.00 Uhr wieder +25% steuerfreien Stundenlohn. In der Regel wird hier aber nicht mehr gearbeitet. 
• Wenn die von uns bezahlten Pausen nach 20.00 Uhr genommen werden, dürfen auf die 30 und 15 Minuten keine steuerfreien Nachtzuschläge bezahlt werden.
• Urlaub und Krankheitstage sind bezüglich der steuerfreien Nachtzuschläge zusätzlich zum Stundenlohn mit dem Zuschlags Durchschnittswert der letzten 3 Monate zusätzlich zu vergütet.
• Wichtig ist hier: Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf die durchschnittlichen Zuschläge. Da aber nicht real gearbeitet wurde, verlieren die Beträge die Steuerfreiheit. Im Falle von Urlaub und Krankheit sind diese Zuschläge zu versteuern.
• die steuerfreien Nachtzuschläge werden immer um einen Monat versetzt abgerechnet. Das bedeutet Lohn 08/2024 ist Stundenlohn mal vereinbarter Arbeitszeit aus 08/2024 zuzüglich der Nachtzuschläge aus 07/2024

Das ist das grobe Modell. Es gibt noch etliche Feinheiten. Alles andere als Ein Klick. Sondern konzentrierte Abrechnung. 

Bei einer Prüfung vor einigen Jahren haben sich z.B. fünfstellige Nachzahlungen ergeben. Abrechnungsfehler. Wir haben in den von uns bezahlten Pausenzeiten nach 20.00 Uhr die steuerfreien Zuschläge pauschal mitgezahlt.  Somit haben wir viele Jahre täglich für fast jeden Mitarbeitenden 30 bis 45 Minuten zu viel mit Zuschlägen bezahlt. Eine große Summe. Und bei der Prüfung haben die Sozialkassen das entdeckt und wir durften die gesamte Summe nochmals mit Lohnsteuer, also dem Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil, sowie Sozialversicherungsbeiträgen nachzahlen. 

Bei Lohnabrechnung zu sparen, kann schnell teuer werden. Dennoch, auch wenn ich oben die SaaS Scharlatane angeprangert habe, ist die richtige Software eine große Hilfe. Dienstplan Software insbesondere. Es geht ja nicht nur um die Abrechnung. Sondern um Planung und Kommunikation mit dem Team. Gute Apps sorgen hier für gute Laune. Und um die vorgeschriebene Minuten genaue Zeiterfassung und Dokumentation.

Ich habe vor zwei Monaten unser Dienstplan-App auf ORDIO * umgestellt. Bei der ersten Lohnabrechnung letzten Monat war ich angenehm überrascht: Endlich kann ich die Auswertung der Stunden und aller Zuschläge inkl. der bezahlten Pausenzeiten, abzüglich der nicht erlaubten Nachtzuschläge, in Pausen direkt aus dem App pro Mitarbeiter als Auswertung ziehen. Das spart mir schon 3-4 Stunden am Monatsende. Die Auswertungen musste ich sonst nacharbeiten, um die Pausenzeiten und die nicht zu zahlenden Nachtzuschläge zu korrigieren. 

Viele andere Punkte gefallen mir bei ORDIO gut. Wir starten nächste Woche den zweiten Monat Lohnabrechnungen. Es ist erst der Anfang. Ich arbeite gerade diverse Fragen mit dem Support ab, um auch die Feinheiten zu verstehen. Z.B. die korrekte Abrechnung von Krankheit und Urlaubstagen. 

Ich bin immer wieder überrascht, wie viele Mitarbeitenden in der Gastronomie bei Urlaub und Krankheit um Ihre verdienten Zuschläge gebracht werden. Man könnte fast den Eindruck gewinnen, der Arbeitgeber vergisst das “aus Versehen”, weil es für ihn wegen der Versteuerung in diesem Fall zufällig nicht nur nervig, sondern auch teurer ist. Gute Kommunikation schafft hier Vertrauen. 

Freue mich auf einen Erfahrungsaustausch zum Thema Lohnabrechnung und Zeiterfassung. Ich plane hier einen tieferen Einstieg ins Thema. Und möchte darüber schreiben. Aber vielleicht gibt es ja doch schon die Ein-Klick-Lösung für Nacht-Gastronomie. Wie läuft Lohnabrechnung, Stundenerfassung bei Euch? Was sind Deine Tips und Empfehlungen? Let me know. Meine ist: in bezahlten Pausenzeiten nachts keine Nachtzuschläge zahlen. Ist doppelt teuer. 

* Übrigens: Das Ordio App hat auch ein Empfehlungsprogramm für beide Seiten. Falls Du diesen Link benutzt, bekommst du 50€ Startguthaben bei Buchung laut Ordio. 

https://ordio.cello.so/NgoDFDNecBi *

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Ein Haftungsausschluss:

Ich bin weder Rechtsanwalt noch Steuerberater. Lediglich Unternehmer. Wer Rechtssicherheit oder aktuelle steuerliche und fachliche Beratung wünscht, möge eben einen Rechtsanwalt oder eine Steuerberaterin kontaktieren. Ich übernehme keine Haftung für den Inhalt dieser Informationen.